Grundige forberedelser ga resultater
Kommunen satte derfor inn store ressurser i forberedelsen av anskaffelsen. Kommunen var særlig oppmerksom på sin rolle som myndighet og å skape klarhet om ønsket servicenivå. Dette gav positive resultater.
Etter kommunesammenslåing sto Halsnæs kommune på Sjælland med to forskjellig organiserte hjelpemiddelområder og – lager. I tillegg var det vanskelig i praksis å få gjennomført elektronisk bestilling av hjelpemidler. Ressursbruken på lagrene var man også skeptisk til – den sto ikke i forhold til kravet om effektivitet i oppgaveløsningen eller behovet for service overfor brukerne.
Tok en beslutning
Kommunen bestemte seg for å søke en løsning som innebar effektivisering og samling av innsatsen med hjelpemiddelhåndteringen. Beslutningen var å konkurranseutsette lager– og distribusjonsoppgaven.
Kommunen hadde frem til dette tidspunktet ikke viet konkurranseutsetting spesiell oppmerksomhet. Tilbakeholdenhet rådet, dels fordi man ikke ønsket å sette press på det lokale næringsliv, dels fordi man fryktet tap av kommunale og private arbeidsplasser.
Derfor la man ned betydelige ressurser i forberedelsen til anskaffelsen. Det ble hentet inn erfaringer fra andre kommuner som allerede hadde eksternt lager. Frykten var at besparelsene kunne forsvinne på grunn av endret inspeksjonspraksis, fordi bestillingene ble mer tilgjengelige og tilbudet større.
Økonomiske konsekvenser
En annen utfordring var å vurdere de økonomiske konsekvensene av de forskjellige anskaffelsesscenariene. Skulle man velge en modell der kommunen eide eller leide hjelpemidlene, og hva ville det koste å tre ut av kontrakten når denne var løpt ut.
Kommunen hyret ikke inn ekstern rådgiver i anskaffelsesprosessen, men basert seg på et samspill mellom innkjøper og de faglige medarbeiderne i kommunen. Samme grundighet fra kommunens side preget hele prosessen.
Resultatet ble en kontrakt med Falck Hjælpemidler A/S. Kontrakten hadde en årlig verdi på 6,3 millioner kroner, og kommunen har regnet ut at nettogevinsten på deres hånd var 2,3 millioner kroner i året. Blant de positive virkningene ut over dette, melder kommunen at sårbarheten i forbindelse med ferie og sykdom ble redusert fordi leverandøren har et større personale og kan fordele medarbeidere mer fleksibelt. Kortere ventetid på hjelpemidler ble det, likeså kortere reparasjonstid.
Konkurranseutsettelsen førte ikke til de fryktet konsekvensene hverken for stedlig næringsliv eller arbeidsplassene.
