Du står her: 

7) Fastsette tilsynsmodell

Publisert 12.02.13 av Erik Bentsen
Hvordan finne rett tilsyns- og kontrollmodell for oppgaven?

Med tilsynsmodell, mener vi her ulike former for oppfølgning slik at oppgavene i kontrakten utføres til avtalt pris og kvalitet.

Når konkurransen er avgjort, skal kontrakten signeres. Kontrakten vil inneholde forpliktelser for begge parter, men selvsagt er det leverandøren som normalt har flest oppgaver som skal utføres.

I sin enkleste form, består tilsynsmodellen av at fakturaene kontrolleres. Men for tjenester som er noe mer omfattende, er det et behov for å vurdere hvordan skal man sikre at kontraktens kvalitative aspekt følges opp på en god måte.

Allerede før konkurransen er startet, bør oppdragsgiver ha tenkt på hvordan forpliktelsene skal følges opp. Omfanget av kontraktsoppfølging og behovet for en tilsynsmodell, vil blant annet variere ut fra tjenestens kompleksitet, varighet og hvem den berører.

Planlegg omfang og metode for rapportering
Normalt vil ikke oppdragsgiver overvåke hvordan forpliktelsene utføres hver dag, men basere seg på et rapporteringssystem fra leverandøren. Dersom det kreves et rapporteringssystem basert på oppdragsgivers spesifikke behov, bør oppdragsgiver tenke nøye igjennom omfang og metode for rapportering.

Det er viktig at rapporteringssystemet ikke tar unødvendig fokus fra leverandørens utførende oppgaver. NHO Service vil derfor anbefale oppdragsgivere å finne ut mest mulig om formålstjenlig rapportering før konkurransen. Det er betydelig ressurssløsing dersom rapporteringssystemet i seg selv medfører dobbel- eller trippel kontroll av forhold som ikke er viktig nok for tjenesten.   

Målet med en tilsynsmodell kan være utelukkende at leverandøren dokumenterer at utførelsen skjer etter kontrakten. Men en tilsynsmodell må også ta hensyn til at leverandører som skal utføre tjenesten hos brukere eller kunden, trenger tilretteleggelse for at oppgaven utføres. Eller at det i det minste ikke foreligger hindringer for at oppgaven skal utføres som avtalt. En tilsynsmodell bør også inneholde tilbakemeldinger om forhold som påvirker leveransen og hvor oppdragsgiver må øke sin kontroll eller innsats for at leverandøren skal bruke de avtalte ressurser og ikke mer for å kunne levere oppdraget.

Tilsynsmodeller knyttet til offentlige oppdrag i dag, går ofte lenger enn selve ytelsen. Det kan være miljø, etiske forhold, arbeidsforhold osv. Dette er meget viktige momenter som alle seriøse leverandører ønsker å overholde. Temaene kan imidlertid være problematisk å rapportere på, da kriteriene rundt forpliktelsene ofte er lite konkrete eller det kan være uhensiktsmessig å rapportere i for stort omfang. Oppdragsgivere må her ta et ansvar om at rapporteringen ikke overgår nytten. F.eks. ved kjøp av renholdstjenester krever allmenngjøringslovverket at kunden ved behov kontrollerer enkelte arbeidsvilkår som minstelønn. Noen benytter seg av muligheten til å kontrollere lønnsslipper hyppig, som kan være formålstjenlig ved alvorlig mistanke. Samtidig må det tas hensyn til at en kjent leverandør uten mistanke om sosial dumping, ikke bør bli bedt om å sende hundrevis av individuelle lønnslipper til ulike kunder som ønsker å være på den helt sikre siden. For et større selskap, kan det årlig innebære tusener av lønnslipper som skal klareres for sensitiv informasjon.

Se eksempelfanen: NHO Service tar sikte på å utvikle bedretjenester.no slik at du vil finne en eller flere gode oppgavebeskrivelser på de ulike bransjene. Disse eksemplene er det vi oppfatter som over gjennomsnittet gode metoder å fastsette tilsynsmodeller.

Relevante lenker
Tilsyn ut fra behov og oppgave:
Legge til rette for kontraktsoppfølgning: 
Få ideer til kontraktsoppfølgningsmal  

 
Sp�rsm�l?
  • Del