Dette trinnet er helt sentral i forhold til anskaffelsens kvalitet og økonomi. Anskaffelsen kan aldri bli bedre enn forståelsen av de behovene som skal dekkes. Dette er og blir grunnsteinen om og når man skal konkurranseutsette en tjeneste og ved gjentagende anskaffelser av tjenesten. Det er derfor avgjørende at det vies tilstrekkelig tid til å forstå interessentene for anskaffelsesbehovet. I mange tilfeller vil det være riktig å ha tverrfaglighet representert i denne delen av prosessen i tillegg til representanter for brukere. I en konkurranseutsettingsprosess kan det være nødvendig å presentere behovene og evalueringen for de politiske beslutningstakerne, forventingene samkjøres mellom politikere, administrasjon og brukere. 

www.anskaffelser.no er en offentlig nettportal og utviklet av DIFI. Portalen gir mange generelle tips om hvordan gjennomføre en definering, verifisering og beslutning knyttet til oppgavebeskrivelse. En huskeliste som tilbys er slik:

1. Definere behov                             
   • Hva er formålet med anskaffelsen? Hvilket overordnet behov skal den dekke?
   • Hva er konsekvensene dersom behovet ikke tilfredsstilles?
   • Når bør behovet senest tilfredsstilles? Vil det endres over tid?
   • Hvilke miljømessige konsekvenser/ miljøbelastning vil behovet medføre?
   • Hvem er interessentene for behovet?
2. Verifisere behov
   • Kan behovet tilfredsstilles på alternative måter?
   • Er det miljø og/eller sosiale hensyn som må ivaretas?
   • Hvordan er leverandørmarkedet for denne typen anskaffelser?
   • Hva er den estimerte kostnaden knyttet til anskaffelsen?
   • Finnes det en rammeavtale som kan dekke behovet?
3. Beslutte behov               
   • Få behovet bekreftet av behovshaver og ansvarlig leder/ ved konkurranse utsetting: inkluder brukere, markedsdialog, m.v.

Hvordan kommunisere behovet med markedet? 
Kvaliteten på oppgavebeskrivelsen er essensiell for markedet som skal konkurrere om kontrakten. Feilen en del oppdragsgivere gjør er å ikke ha dialog med markedet. Leverandørene som skal dekke behovene, er nødt til å forstå hva som er bestillingens forventninger og omstendigheter. Bestillingen må med andre ord fungere i det virkelige liv. Blir kommunikasjonen dårlig eller stilles det misforståtte krav, kan behovene og formålet med anskaffelsen rammes. I noen tilfeller kan man også på feil grunnlag utelukke leverandørgrupper som kan levere tilfredsstillende tjeneste, men på annen måte enn det oppdragsgiveren så for seg.  Det anbefales på det sterkeste å benytte anledningen til å diskutere med leverandører og marked, gjerne gjennom leverandørkonferanse/møte eller andre fora om hvordan oppgavebeskrivelsen kan bli best mulig.

Nøkkelmomenter for behovsvurderingen
Grundig behovsvurdering - unngå feilkjøp, for mye eller for lite

• Nøyaktige behovsbeskrivelser som mulig. Å fremskaffe eller lage tekniske tegninger kan være en nødvendig forutsetning for å oppnå best mulig tilbud.
• Ved behov - bruk fagfolk til å beskrive eller kvalitetssikre beskrivelse av oppdraget
• Hør med bransjeorganisasjoner om det finnes verktøy som gjør beskrivelsene presise
• Hold leverandørkonferanse etter befaring - få tilbakemelding på beskrivelser
• Vær kritisk til unødvendig detaljbeskrivelse som hindrer nytenkning for hvordan oppgavene kan løses

Se eksempelfanen: NHO Service tar sikte på å utvikle bedretjenester.no slik at du vil finne en eller flere gode oppgavebeskrivelser på de ulike bransjene. Disse eksemplene er det vi oppfatter som over gjennomsnittet gode beskrivelser.

Relevante lenker:
Gjøre anskaffelser steg for steg
Få oversikt over selvevalueringsmåte 
Avklare behov og forberede konkurransen